Privacyverklaring

Kanovereniging Spaarndam (KVS) verwerkt de door jou verstrekte persoonsgegevens in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). In deze privacyverklaring lees je wat we met je gegevens doen. Deze versie van de privacyverklaring is gepubliceerd op xx juli 2018.

Toepasselijkheid

Deze privacyverklaring is van toepassing op iedere verwerking van persoonsgegevens, zowel online als offline. Hij gaat over de verwerking van gegevens die je ons zelf ter beschikking stelt door het invullen van ons inschrijvingsformulier, maar ook over gegevens die je vervolgens aan ons laat weten over wijzigingen van je lidmaatschap.

Gegevens die we opslaan

Wij slaan de volgende persoonsgegevens op:

* NAWTE (naam, adres, postcode, woonplaats, telefoon, e-mailadres)

* Financiële gegevens (IBAN, machtigingsnummer, gifthistorie, manier van betalen)

* Persoonlijke kenmerken (geslacht, geboortedatum)

Alleen bestuursleden die direct te maken hebben met de ledenadministratie hebben zicht op alle persoonsgegevens. Bij het uitvoeren van administratieve taken op de pc hanteren deze bestuursleden zoveel veiligheidsmaatregelen als maar mogelijk is om diefstal te voorkomen. Zo zullen zij bij voorkeur offline werken als de Excel-bestanden geopend zijn. Ook worden de bestanden op geheugendragers opgeslagen die uitsluitend aan een pc zijn gekoppeld als er mee wordt gewerkt. De bestanden met persoonsgegevens zijn versleuteld opgeslagen.

KVS maakt geen gebruik van (inschrijvings)formulieren die personen interactief kunnen invullen terwijl ze de KVS-website bezoeken. Ook kent KVS geen mogelijkheden om betalingen te doen via de website.

Hoe we je informeren over diensten

Wij kunnen jou, los van de informatie op onze website, op de hoogte brengen van nieuws via alle gangbare media: bijvoorbeeld per post, per e-mail, per digitale nieuwsbrief en formulieren, via sociale media of per telefoon.

Doeleinden van gegevensverwerking

KVS verzamelt persoonsgegevens op diverse manieren. Het belangrijkste is onze administratie voor leden en relaties. Hierin houden we bij wie onze leden en donateurs zijn, waar ze wonen en hun financiële gegevens. Deze gegevens gebruiken wij voor de administratie van het lidmaatschap, maar ook om je te informeren over onze activiteiten en over de behaalde resultaten. Ook bewaren we gegevens om te voldoen aan wettelijke verplichtingen.

Na beëindiging van het lidmaatschap bewaren van je persoonsgegevens uitsluitend anoniem je postadres, om je als oud KVS-lid te kunnen uitnodigen voor een reünie.

Informatie over gegevensverwerking

KVS informeert je over de gegevensverwerking wanneer je lid wordt of een donatie geeft, of wanneer je ons op een andere manier je gegevens toevertrouwt, door je te wijzen op deze Privacyverklaring. Als je lid wordt, dan moeten we vanwege ons verenigingsreglement je gegevens bewaren tot twee jaar na het einde van je lidmaatschap. Dit heeft te maken met het onverhoopt achterlaten dan wel meenemen van (kajak)materieel in het clubhuis of met het naderhand kunnen afhandelen van financiële afspraken.

Beveiliging en uitwisseling

KVS zorgt voor een passende beveiliging van je persoonsgegevens, in lijn met de geldende wettelijke eisen. Alleen bestuursleden die vanuit hun functie je gegevens nodig hebben, hebben toegang tot de administratie. Als een lid aan het bestuur vraagt om contactgegevens van een ander lid, zal het bestuur daaraan pas voldoen na schriftelijke instemming van dat andere lid.

KVS maakt gebruik van diverse leveranciers (verwerkers) voor de digitale verwerking van je persoonsgegevens:

* De website is gebouwd en wordt onderhouden door Ziber (NL);

* De websites en de e-mailserver worden gehost door Ziber (NL);

* De ledenadministratie wordt bijgehouden in Microsoft Excel;

* Reguliere mail en bijlagen als de KVS-nieuwsbrief verloopt allemaal via Microsoft Outlook 2016.

KVS is geen lid van een overkoepelende organisatie. Met geen enkele organisatie deelt KVS zijn ledenadministratie. De mail naar alle leden wordt verstuurd met de adressen in het BCC-veld zodat de e-mailadressen onzichtbaar zijn voor de individuele leden.

Alleen als KVS hier wettelijk toe wordt verplicht delen we gegevens met toezichthouders, fiscale autoriteiten en opsporingsautoriteiten.

Jouw rechten

Je kunt onze ledenadministratie altijd vragen welke gegevens we van je hebben. Als die gegevens niet juist zijn, dan zullen we die op jouw verzoek corrigeren. Bij twijfel kunnen we hierbij om (een kopie van) je legitimatie vragen.

Wanneer je je lidmaatschap beëindigt moeten we om administratieve redenen je gegevens nog bewaren totdat alle afspraken zijn nagekomen, uiterlijk tot twee jaar na de schriftelijke opzegging. Daarna worden je gegevens alleen nog geanonimiseerd gebruikt voor statistieken.

Bezoek op de website

Wanneer je onze website bezoekt worden bepaalde gegevens die zijn gerelateerd aan je bezoek verzameld en geanalyseerd. Het gaat onder meer om de pagina die jou naar onze website toestuurde (bijv. zoekmachine), de zoekwoorden die je gebruikt, welke pagina’s je bezoekt en met welke browser je dit doet. We gebruiken deze door Ziber verzamelde gegevens om onze site te optimaliseren. We verzamelen geen persoonsgerichte informatie, tenzij je die zelf aan ons stuurt.

Facebook

KVS gebruikt een facebookpagina om op dit platform bereikbaar te zijn voor belangstellenden. Op dit moment is niet bekend welke gegevens van bezoekers daar worden verzameld. In ieder geval ontvangt KVS geen gegevens hieromtrent.

Wijziging van deze verklaring

KVS kan deze verklaring zonder voorafgaande aankondiging altijd wijzigen. De wijzigingen zijn van kracht zodra de nieuwe verklaring is gepubliceerd. We raden je aan om deze pagina regelmatig te bezoeken.

Contact

Voor vragen over inzage en wijziging van je persoonsgegevens kun je contact opnemen met onze ledenadministratie via ledenadministratie@kvspaarndam.nl.

Update: juli 2018